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von Bürgermeister Uhlenbruch

Bürgermeister informiert KW 24: Einführung elektronisches Dokumentenmanagement

Im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit haben die Gemeinde Perl, die Kreisstadt Merzig, die Stadt Wadern sowie die Gemeinden Losheim am See und Mettlach einen Vertrag zur gemeinsamen Implementierung eines elektronischen Dokumenten-managements beschlossen. Hintergrund der Vereinbarung ist eine entsprechende EU-Richtlinie zur Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen), die mit dem sogenannten E-Rechnungsgesetz in deutsches Recht umgesetzt wurde. Bis zum 18.04.2020 müssen alle Kommunen in Deutschland die Voraussetzungen für den Empfang und die Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen schaffen. Einschlägige Regelungen für die saarländischen Kommunen beinhaltet das E-Government-Gesetz Saarland vom 15.11.2017.

Die fünf Vertragsparteien haben sich in Arbeitsgruppensitzungen bereits im Vorfeld einvernehmlich auf die Beauftragung der Fachfirma CC e-gov GmbH zur Umsetzung der Softwaremodule geeinigt. Am 27. Juni 2019 findet die erste Lenkungsgruppensitzung gemeinsam mit dem beauftragten Softwareunternehmen statt. Bei diesem Termin geht es in erster Linie um die Abstimmung des Projektplans und die Fixierung der weiteren Arbeitstreffen und Aufgabenpakete. In der Gemeindeverwaltung Perl wurde zur Projektbegleitung bereits eine entsprechende Arbeitsgruppe gebildet.

Die ausgewählte Software CC ECM (Enterprise Content Management) stellt eine moderne Softwaretechnologie für die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten in einer Verwaltungsstruktur bereit und verbindet diese mit verschiedenen Werkzeugen für die Vorgangsbearbeitung inklusive der gesetzlich geforderten, elektronischen Rechnungsverarbeitung.

Die notwendigen Vorbereitungen zur Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements konnten im Rahmen der Neu-strukturierung unserer Serverinfrastruktur in den letzten Wochen bereits umgesetzt werden. Die gesamte Serverstruktur wurde in das Rechenzentrum der KÜS Losheim verlagert und entsprechend dem neuen Geschäftsverteilungsplan der Gemeindeverwaltung Perl aufgebaut. Hierbei waren Datenschutz und Arbeitsgeschwindigkeit entscheidende Faktoren. Das elektronische Dokumentenmanagement erfordert eine klare Struktur analog Akten- oder Produktplänen. Diese Vorgabe konnte durch die konsequente Neustrukturierung bereits erfüllt werden.

Ralf Uhlenbruch
Ihr Bürgermeister in der Gemeinde Perl

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